¿Qué son las cuentas por cobrar y cuál es su importancia?

Cuentas por cobrar: ¿Qué son?

Es uno de los activos más importantes, ya que es el activo más líquido después del efectivo en una entidad de carácter económico. Las cuentas por cobrar representan venta o prestación de algún bien o servicio que se recuperará en dinero en sumas parciales.

Puede originarse de diferentes maneras, pero en todas las empresas o entidades económicas crea un derecho en el que le exige al tercero el pago de la misma. En caso contrario la empresa tiene derecho a recuperar lo vendido a crédito.

Las cuentas por cobrar equivalen a derechos exigibles que se originan por ventas, servicios prestados, otorgamientos de préstamos o cualquier otro concepto análogo. A nivel general anterior suelen incluirse documentos por cobrar a clientes representando derechos exigibles, que han sido documentados con letras de cambio o pagarés.

También pueden definirse a las cuentas por cobrar como el dinero que le deben a un comercio, negocio u empresa por los bienes o servicios que provee. Estos montos deben figurar en un registro con la fecha de venta, el dato del comprador, el monto y la fecha en que se hará efectivo el pago. Mientras que los términos del crédito pueden variar en días, semanas o en años. 

Cómo se conforman las cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar actúan como un préstamo a un cliente; por lo que el cobro de este crédito puede ser a corto o a largo plazo (más adelante conocerás sobre esto). Generalmente, es en la factura donde figuran los elementos de las cuentas por cobrar se encuentra principalmente:
 

1. El plazo de cobro (fecha de vencimiento).
2. El importe de la deuda.
3. El método de pago.
4. Los datos del cliente

Importancia de las cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar son de suma importancia, ya que te ayudan a obtener un orden no solo de la cantidad de dinero que tienes disponible, sino también saber quiénes te deben dinero. De ese modo puedes organizar las cobranzas o no venderle a ningún otro cliente que tenga un mal historial de pagos. 
 

Se puede decir que hay varios consejos para mantener una cuenta por cobrar óptima entre los que podemos mencionar: 
 

• Incentivar a los clientes con descuentos si pagan en un plazo más corto. 
• Aplicar una penalidad a los clientes que duren el doble de tiempo para pagar el monto del producto. 
• Utilizar el término “Factoring”, que no es más que utilizar documentos comerciales como garantía en el caso que no tenga para pagar o se retrase por mucho tiempo. 
• No olvidar Cobrar, con que entrenes a una persona a realizar acciones de cobranza es suficiente para mantener tu negocio en buenas condiciones económicas.
   

¿Cómo optimizar los sistemas de cuentas por cobrar?

Las cuentas por cobrar representan una venta o préstamo de algún bien o servicio a una persona o empresa que se ira recuperándose de manera parcial. Como se hace para optimizar estos sistemas y realizar un proceso adecuado? Bueno se puede clasificar desde lo más básico o lo más imprescindible.
 

• Obtener los datos de tus clientes correctos, ya que al tener un error puede retrasar el pago o el cobro del servicio.  
• Constituye sistemas de cobranzas de última generación, a través de la tecnología porque brinda de manera sencilla y rápida toda la información personal necesaria de los clientes. 
• Ser organizados cuando se reciba dinero por parte de los clientes para evitar conflictos. 

Clasificación cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar se clasifican dependiendo de su origen: a cargo de clientes, a cargo de compañías afiliadas, empleados, y demás, de forma separada de los provenientes de ventas y servicios de los que sean otro origen.

Los derechos exigibles por dichos conceptos que conforman el capital de trabajo, son los que disponen de vencimientos a corto plazo y su cobro es al finalizar un año o el ciclo financiero a corto plazo de la entidad, si es mayor a 1 año. En definitiva las cuentas por cobrar significan aplicaciones de recursos de la empresa los que se convertirán en dinero efectivo al final del ciclo financiero a corto plazo.

Cuentas por cobrar capital de trabajo

Las cuentas por cobrar son uno de los conceptos más importantes del activo circulante. Su importancia radica en forma directa con el giro del negocio y la competencia. Un ejemplo son las tiendas de autoservicio, en dicho caso no representan importancia ya que la venta en este giro de negocios es al contado. En el caso de tiendas departamentales, la importancia dependerá de la orientación de la administración respecto a las operaciones del negocio.

Existen casos de operaciones de contado, otros se da al contado y crédito y en otros negocios la venta principal es a crédito. En los casos que no exista competencia, la inversión en cuentas por cobrar dentro del capital de trabajo no suele ser importante. En ciertos giros, en productos perecederos, aunque exista una alta competencia las operaciones son de contado, como: la leche, pan, legumbres y productos relacionados con alimentos de la canasta básica.

En la empresa la inversión en cuentas por cobrar representa una inversión por demás importante. Existen ciertas medidas para conocer la inversión en cuentas por cobrar, a partir de la relación de la inversión al capital de trabajo y al activo circulante, obteniendo mediante pruebas de liquidez:

Cuentas por cobrar a activo circulante

• Cuentas por cobrar netas = 6,150 = 68.2%
• Capital de trabajo 9,014

El resultado de 68.2% es representativo de la dependencia que el capital de trabajo tiene en la inversión de cuentas por cobrar y en la influencia de las cuentas por cobrar en la estructura financiera del capital de trabajo.

Otro ejemplo:

• Cuentas por cobrar netas = 6,150 = 39.4%
• Activo circulante =15,620

El resultado de 39.4% representa la importancia que la inversión en cuentas por cobrar tiene sobre el total de la inversión del activo circulante.

Trato especial cuentas por cobrar

Este tipo de cuentas requieren de un trato especial por las siguientes razones:

• Representan dinero a corto, mediano y largo plazo.
• Parte de la liquidez de la empresa se ve representada en ella.
• Es cambiante, lo cual quiere decir, que se encuentra en constante movimiento y necesita de revisiones y análisis.

Ejemplos de contabilización de cuenta a cobrar

 

Diferencia entre Cuentas por Cobrar y Documentos por Cobrar

• A corto plazo (menos de 12 meses) 
• A largo plazo (más de 12 meses), las cuales deben reclasificarse al finalizar el período económico como cuentas a cobrar a corto plazo, si el crédito vence en los próximos 12 meses.

¿Cómo controlar las Cuentas por Cobrar?

Para evitar sufrir la situación de un abandono, al negocio le conviene disponer términos de crédito a corto plazo para cuentas por cobrar, siempre que exista una buena posibilidad. Esto permitirá reducir el periodo de tiempo que la tienda dispone para pagar a los proveedores.

Los bienes deberían quedar en manos de la tienda/vendedor hasta que el comprador aporte el pago total de la mercadería, de esta forma la tienda podrá recuperarse si existe abandono del comprador. Siempre es bueno vigilar las cuentas por cobrar, y qué pagos existen sin completar, lo que les evitará sufrir pérdidas de dinero y tiempo de espera a que les paguen, además de evitarse problemas a largo plazo al tener impagos de clientes. 

Cuentas por cobrar: Tipos

Las cuentas por cobrar se pueden clasificar en dos tipos:

• Corto plazo: Son aquellas que requieren de disponibilidad inmediata dentro de un plazo que no debe ser mayor a un año. Este tipo de cuentas se deben presentar en el Estado de Situación Financiera como activo corriente.
• Largo Plazo: Su disponibilidad es a más de un año. Este tipo de cuentas se deben presentar fuera del activo no corriente.

Cuentas por cobrar: Medición

La medición de las cuentas por cobrar se realizará de la siguiente forma:

• Las cuentas por cobrar se medirán al costo histórico.
• Las cuentas por cobrar se registran por el valor expresado en la factura o documento de cobro equivalente.
• Cuando no se tenga certeza de poder recuperar una cuenta por cobrar, debe establecerse una cuenta que muestre el deterioro (provisión) que disminuya las respectivas cuentas por cobrar. 
• La microempresa debe efectuar la causación de los intereses pendientes de cobro, registrándolos en el estado de resultados y afectando la respectiva cuenta por cobrar por intereses.

¿Son cuentas de ingresos?

Las cuentas por cobrar se consideran una cuenta de activo; es decir no es una cuenta de ingresos. Adicionalmente, es improtante que recuerdes que si la empresa funciona estrictamente con el sistema de caja, no hay cuentas por cobrar; en este caso, las transacciones no se consideran ventas hasta que el dinero está físicamente en una cuenta bancaria.

Perfil profesional necesario para ejercer funciones en el departamento de cobranza

Como hemos visto, el manejo de las cuentas por cobrar en una empresa es una parte fundamental del control financiero de la organización. Es por esto que los profesionales que quieran formar parte de este departamento, o realizar esta función dentro del equipo de gestión financiera, deben llenar los siguientes requisitos: 
 

• Licenciado en Contaduría pública o administración de empresas.  
• Ser bilingüe (preferiblemente inglés-español).
• Manejar  perfectamente  Microsoft Office – Excel avanzado –Base de Datos. 
• Saber administrar y registrar gastos generales, reembolsos de gastos a empleados y conciliaciones bancarias. 
• Asegurar la precisión de las cifras y el cumplimiento legal  de los impuestos vigente. 
• Registrar los gastos bancarios. 
• Controlar cuentas de gastos previamente asignadas.

Ventajas y Desventajas de las Cuentas por Cobrar

Beneficios de las Cuentas por Cobrar

• Mantener un cliente regular, la empresa evitará cambiar de proveedor
• Lograr un flujo regular de ingresos
• Costear la disponibilidad del producto al tener un comprador.

Desventajas de las Cuentas por Cobrar

• Tener la urgencia de pagar 100% del producto al comprarlo
• Esperar hasta el pago de la factura en cuentas por cobrar. 
• Que la empresa/cliente deje los términos de crédito por insolvencia o malos pagos. 
• Si se corta el "contrato" la parte vendedora No podría recibir una indemnización, afectando el flujo de fondos del negocio.
• Es riesgoso disponer de cuentas por cobrar con empresas sin un buen historial de crédito y que no puedan pagar sus cuentas.

Finalmente, para concluir es importante decir que: las cuentas por cobrar representan derechos de cobro que se espera recibir en efectivo. Es decir, representan unas sumas que se adeudan a las empresa por la venta de productos y servicios. Así que dependiendo del período de tiempo dispuesto para liquidar el derecho de cobro, las cuentas se pueden clasificar como cuentas a cobrar a corto plazo (menos de 12 meses) o como cuentas a cobrar a largo plazo (más de 12 meses).

Visto lo mencionado sobre cuentas por cobrar, ¿qué importancia consideras que tienen las cuentas por cobrar en tu empresa o negocio? Déjanos tu opinión.