¿Qué es el Plan Único de Cuentas?

Plan Único de Cuentas: ¿Qué es?

El Plan Único de Cuentas es un listado en el que se presentan las cuentas necesarias con las que se registran los hechos contables. En este se ordenan de manera sistemática todas las cuentas que hacen parte de un sistema contable. Con este plan único de cuentas se busca que exista uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por comerciantes, buscando de esta manera lograr transparencia de la información contable y mayor claridad, confiabilidad y comparabilidad.

Este plan está compuesto por un catálogo de cuentas y la descripción y dinámica para la aplicación de las mismas. Esta herramienta está disponible en el portal puc.com.co, un portal que te facilita la consulta de información contable en Colombia.

Plan Único de Cuentas: Objetivos

Los principales objetivos del plan único de cuentas son los siguientes:

• Contribuir al cumplimiento de los objetivos que plantea la contabilidad.
• Plasmar la totalidad de la información referente a los objetivos.
• Facilitar el control de todos los ingresos y egresos.
• Proveer unos registros contables que facilitan tu imputación.

Plan Único de Cuentas: Codificación

A continuación se describe la codificación del catálogo de cuentas y cómo está estructurada su base:

• Clase: El primer dígito
• Grupo: Los dos primeros dígitos
• Cuenta: Los cuatro primeros dígitos
• Subcuenta: Los seis primeros dígitos.

Las clases que identifican el primer dígito son:

• Clase 1: Activo
• Clase 2: Pasivo
• Clase 3: Patrimonio
• Clase 4: Ingresos
• Clase 5: Gastos
• Clase 6: Costos de ventas
• Clase 7: Costos de producción o de operación
• Clase 8: Cuentas de Orden deudoras
• Clase 9: Cuentas de orden Acreedoras.

PUC Virtual

Como principal funcionalidad de puc.com.co es el disponer de un sistema por medio del que se puede consultar la descripción y dinámica de las cuentas que forman parte del PUC para comerciantes, según el Decreto Reglamentario 2650 de 1993.

A partir de PUC Virtual pueden consultar las diferentes cuentas; a partir de un buscador en el que pueden realizar dos tipos de búsquedas como:

1. Ingresar directamente el número de la cuenta, el código.
2. Ingresar una parte del nombre de la cuenta.

Número de Cuenta: Como respuesta el buscador les mostrará una descripción de la cuenta que ingresaron. Nombre de la Cuenta: Al escribir el nombre de la cuenta en el buscador aparecerán sugerencias de las cuentas con el nombre similar a la que escribieron.

Otras de las formas de acceder a la información de una cuenta es ingresar a su Web, ingresando el código después de la dirección puc.com.co, por ejemplo (puc.com.co/[aquí el número de la cuenta]). Por lo que si necesitan estudiar el tratamiento de la cuenta Bancos (código 1110) la Web en ese caso es puc.com.co/1110.

Lista de Cuentas

El Catálogo de cuentas del PUC para los comerciantes de Colombia dispone de la codificación del Catálogo de Cuentas la que se estructura a partir de los siguientes niveles:

Clase:

El primer dígito Grupo: Los dos primeros dígitos Cuenta: Los cuatro primeros dígitos Subcuenta: Los seis primeros dígitos

• Las clases 1, 2 y 3 comprenden las cuentas que conforman el balance general
• Las clases 4, 5, 6 y 7 corresponden a las cuentas del estado de ganancias o pérdidas o estado de resultados
• Las clases 8 y 9 detallan las cuentas de orden.

Tipos de Clases

• 1)Activo
• 2)Pasivo
• 3)Patrimonio
• 4)Ingresos
• 5)Gastos
• 6)Costos de venta
• 7)Costos de producción o de operación
• 8)Cuentas de orden deudoras
• 9)Cuentas de orden acreedoras

El plan único de cuenta puede definirse como la relación o listado que agrupa a las diferentes cuentas contables utilizadas para la contabilidad de la empresa u organización respectiva.

• En dicho cuadro puede figurar la información complementaria, indicando por cada una de las cuentas, los respectivos aspectos de cargo, abono y el significado del saldo.
• El cuadro debe figurar la clasificación, distribución y agrupación de cuentas en base al inventario patrimonial.
• Pudiendo diferenciar los diferentes aspectos del activo y el pasivo, además de clasificarlas y agruparlas en base a la naturaleza de los elementos del patrimonio y de las operaciones de la empresa, además de separar las cuentas de balance de las cuentas de resultados.

Veamos a continuación una breve descripción de cada una de las clases del plan de cuenta único:
 

Clase 1: Activo

Engloba el conjunto de cuentas que representan bienes y derechos tangibles e intangibles que son propiedad de la organización y que constituyen una fuente potencial de beneficios presentes y futuros. En esta clase se identifican los siguientes grupos:
 

• 11 - Disponible
• 12 - Inversiones
• 13 - Deudores 
• 14 - Inventarios
• 15 - Propiedades, planta y equipo
• 16 - Intangibles
• 17 - Diferidos
• 18 - Otros activos
• 19 - Valorizaciones

Clase 2: Pasivo

Es el conjunto de cuentas que representan las obligaciones contraídas por la organización en desarrollo del giro ordinario de su actividad, que son pagaderas en dinero, bienes o en servicios. Comprende los siguientes grupos:
 

• 21 - Obligaciones financieras
• 22- Proveedores
• 23 - Cuentas por pagar
• 24 - Impuestos, gravámenes y tasas
• 25 - Obligaciones laborales
• 26 - Pasivos estimados y provisionales
• 27 - Diferidos
• 28 - Otros pasivos
• 29 - Bonos y papeles comerciales

Clase 3: Patrimonio

Es el conjunto de cuentas que representan el valor residual de comparar el activo total menos el pasivo externo, producto de los recursos netos de la organización. Comprende los siguientes grupos:
 

• 31 - Capital social
• 32 - Superávit de capital
• 33 - Reservas
• 34 - Revalorización del patrimonio
• 35 - Dividendos o participaciones decretados en acciones, cuotas o partes de interés social
• 36 - Resultados del ejercicio
• 37 - Resultados de ejercicios anteriores
• 38 - Superávit por valorizaciones

Clase 4: Ingresos

Agrupa las cuentas que representan los beneficios operativos y financieros que percibe la organización como resultado del desarrollo de su actividad económica en un ejercicio determinado. Incluye tanto los ingresos causados como los no recibidos. Se identifican los siguientes grupos:
 

• 41 - Operacionales
• 42 - No operacionales
• 47 - Ajustes por inflación

Clase 5: Gastos

Estas cuentas representan los cargos operativos y financieros en los que incurre la organización en el desarrollo de su actividad económica. Los gastos se registran en moneda nacional, y las transacciones en moneda extranjera deben aplicarse la tasa de cambio UPAC. Estos gastos pueden ser operacionales o no operacionales y se identifican con los siguientes grupos:
 

• 51 - Operacionales de administración
• 52 - Operaciones de ventas
• 53 - No operacionales
• 54 - Impuesto de renta y complementarios
• 59 - Ganancias y pérdidas

Clase 6: Costos de ventas

Acumula las cuentas que representan la acumulación de costos directos e indirectos que son necesarios para el desarrollo de la actividad económica de la organización en un período determinado. Se divide en los siguientes grupos:
 

• 61 - Costo de ventas y de prestación de servicios 
• 62 - Compras

Clase 7: Costos de producción y operación

A diferencia de la clase anterior, esta agrupa las cuentas que representan las erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la elaboración o la producción de los bienes o la prestación de servicios a la que se dedica la organización, de los cuales obtiene sus ingresos. Estos son:
 

• 71 - Materia prima
• 72 - Mano de obra directa 
• 73 - Costos indirectos
• 74 - Contrato de servicios

Clase 8: Cuentas de orden deudoras

Agrupa las cuentas que reflejan hechos o circunstancias de los cuales se pueden generar derechos afectando la estructura financiera de la organización, así como las cuentas de registro utilizadas para el control interno de activos, información gerencial, control de facturas financieras y conciliar diferencias entre los registros contables de los activos y las declaraciones tributarias:
 

• 81 - Derechos contingentes 
• 82 - Deudoras fiscales
• 83 - Deudoras de control
• 84 - Derechos contingentes por contra (CR)
• 85 - Deudoras fiscales por contra (CR)
• 86 - Deudoras de control por contra (CR)

Clase 9: Cuentas de orden acreedoras

Por último, esta clase agrupa las cuentas que registran los compromisos o contratos relacionados con posibles obligaciones y que, por tanto, puedan llegar a afectar la estructura financiera de la organización. También se incluyen las cuentas de registro utilizadas para efectos de control interno de pasivos y patrimonio, información gerencial o control de futuras situaciones financieras. Los grupos de esta clase son:
 

• 91 - Responsabilidades contingentes
• 92 - Acreedoras fiscales
• 93 - Acreedoras de control
• 94 - Responsabilidades contingentes por contra (DB)
• 95 - Acreedoras fiscales por contra (DB)
• 96 - Acreedoras de control por contra (DB)

¿Para qué sirve el PUC en la economía colombiana?

El plan único de cuentas (PUC) posibilita la uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por los comerciantes, lo que permite la transparencia de la información contable, reflejando confiabilidad y permitiendo una comparabilidad. Además, evita que la contabilidad del negocio sufra por las malas prácticas al no tener una suficiente calificación para llevar las finanzas, por no aplicar un debido control de sus ingresos y gastos.

Un Plan Único de Cuentas debe cumplir con los siguientes requisitos:

• Tener orden 
• Ser constantes con el ejercicio
• Estar al día con el pago de impuestos
• No ser dependientes de sistemas automatizados
• No conservar documentos financieros 
• Evitar caer en cálculos aproximados o en errores

Las 4 cualidades que debe cumplir un Plan de Cuentas

Por consiguiente, un plan de cuentas debe cumplir con ciertas cualidades, como las que a continuación mencionamos:

• Homogeneidad: uniformidad en los datos
• Integridad: deben presentar todas las cuentas necesarias
• Sistematicidad: Seguir un orden
• Flexibilidad: permitir la inclusión de nuevas cuentas.

Tipos de Planes de Cuentas

Existen distintos tipos de planes de cuentas, que detallamos a continuación:

Codificación numérica y Ordenamiento de las cuentas

Las cuentas son ordenadas en base a la asignación de un código único y la descripción de la cuenta. Existiendo la agrupación más común en base a un sistema decimal el que se subdivide en niveles y a su vez con diferentes denominaciones como ser: grupos, subgrupos, conceptos, cuentas principales y demás.

Un ejemplo de codificación numérica es el siguiente:

• 1 Activo (rubro)
  • 1.1 Caja y banco (primer sub rubro del rubro activo)
    • 1.1.1 Caja (primera cuenta sub rubro caja y banco)
    • 1.1.2 Bancos cuenta corriente (segunda cuenta integrante del sub rubro caja y banco)
• 2.Pasivo (rubro)
  • 2.1 Deudas comerciales (primer sub rubro del rubro pasivo)
    • 2.1.1 Proveedores (primera cuenta integrante sub rubro deudas comerciales)
• 3.Patrimonio neto (rubro)
  • 3.1 Capital suscripto (primer sub rubro del rubro activo)
    • 3.1.1 Acciones en circulación (primera cuenta del sub rubro capital suscripto)
• 4.Ingresos (rubro)
  • 4.1 Ganancias ordinarias (primer sub rubro del rubro ingresso)
    • 4.1.1 Ventas (primera cuenta del sub rubro ganancias ordinarias)
  • 4.2 Ganancias extraordinarias (segundo sub rubro del rubro ingresos)
    • 4.2.1 Sobrante de caja ( primera cuenta del sub rubro ganancias extraordinarias)
• 5. Egresos (rubro)
  • 5.1 Pérdidas ordinarias (primer sub rubro del rubro egresos)
    • 5.1.1 Costo de ventas ( primera cuenta del sub rubro pérdidas ordinarias)
    • 5.1.2 Sueldos y jornales (segunda cuenta del sub rubro pérdidas ordinarias)

Cómo pudieron ver respecto al plan de cuenta, este tiene que ser flexible para permitir incluir cuentas conforme surjan y las necesiten. El plan de cuentas de una empresa tiene como objetivo aportar la máxima eficiencia posible sobre la contabilidad, haciendo más uniforme y fácil la contabilización. Por lo que se vuelve algo imprescindible disponer de un plan de cuentas o Plan Único de Cuentas a la hora de la contabilidad de la empresa y el que esa no sea caótica, más bien uniforme y ordenada.